Thuiswerken vraagt om aanpassing arbeidsvoorwaarden

Let op consequenties thuiswerken

Thuiswerken heeft zo zijn voordelen, merken medewerkers én werkgevers in deze tijd. Veel bedrijven willen er ook in de toekomst mee door. Dat heeft wel consequenties voor de arbeidsvoorwaarden, aldus consultant Emmy Kooloos van BexerHamstra.

Een prima oplossing had VvAA, een collectief van zorgverleners voor zorgverleners, afgelopen voorjaar gevonden voor de thuiswerkende medewerkers. Omdat zij geen reiskosten meer maakten, werd de gewone reiskostenvergoeding tijdelijk stopgezet en vervangen door een thuiswerkbudget. Iedereen krijgt tijdelijk een vaste vergoeding per maand om verschillende kosten te dekken, van koffie tot een nieuwe muis of een sporadische treinreis. Zeker voor die eerste tijd een slimme aanpak, maar niet toekomstbestendig. BexerHamstra helpt VvAA nu met een doelmatiger aanpak. Dat begint met het verzamelen van relevante data in de organisatie, we gaan met elkaar in gesprek over de knelpunten en de wensen, vervolgens stellen we een aantal mogelijke scenario’s op en rekenen de effecten door.

Emmy Kooloos

Flexibele thuiswerkvergoeding

Het vele thuiswerken van de afgelopen tijd bevalt goed, zo blijkt in de praktijk. Bedrijven en medewerkers willen niet meer terug naar vijf dagen op kantoor, liever naar twee of hooguit drie. Dat heeft wel consequenties. Aangezien de reiskostenvergoeding bij een fulltimebaan standaard gebaseerd is op vijf dagen kantoor, betalen werkgevers die dat laten doorlopen al gauw te veel. De reiskostenvergoeding flexibeler inrichten is nog best ingewikkeld. Eén lijn trekken is lastig. Niet alleen omdat de coronasituatie van dag tot dag verandert, maar ook omdat het patroon van thuiswerken verschilt tussen organisaties, teams én medewerkers. Bijvoorbeeld medewerkers in de catering of facilitaire dienst kunnen niet zomaar thuiswerken.

Het alternatief is dat elke medewerker werkreizen dagelijks bijhoudt. Met een door de werkgever betaalde NS-Business Card is dat makkelijk. Maar als de werknemer soms ook eigen vervoer gebruikt, wordt het al een stuk lastiger. De werkgever moet deze gegevens dan bijhouden, checken en elke maand opnieuw laten verwerken door de loonadministratie.

Op zoveel meer administratieve rompslomp zit de organisatie niet te wachten. Vooral technologische oplossingen kunnen uitkomst bieden. Met de goede hulpmiddelen, zoals praktische en handzame apps, wordt het steeds eenvoudiger om uiteenlopende reiskosten bij te houden.

Mobiliteitsbudget

Al voordat de coronacrisis losbarstte was het mobiliteitsbudget in opkomst, waarvan de hoogte meestal is afgestemd op de afstand tussen huis en bedrijf. De werknemer krijgt bijvoorbeeld 300 euro per maand en kan dan zelf bepalen hoe dat geld precies te besteden. Ook nu blijft dit een optie. Op dit moment is zo’n budget eigenlijk niet meer te beschouwen als reiskostenvergoeding. Dat zal niet helemaal eerlijk aanvoelen: thuiswerkende collega’s die verder weg wonen houden meer geld over dan anderen.

Met budget voor een goede werkplek houd je je mensen tevreden en voorkom je verzuim

Thuiswerkvergoeding

Een vergoeding voor thuiswerken is zeker nu geen overbodige luxe. Een ergonomisch verantwoorde werkplek voor werknemers is een must. Duidelijk is dat de huidige situatie geen kwestie van een paar maanden is, maar jaren kan aanhouden en misschien wel structureel wordt. Daar horen goede meubels en apparatuur bij, bijvoorbeeld een verstelbare stoel en een tweede scherm. Dat hoort gewoon bij de zorgplicht van de werkgever. Krijgt de werknemer klachten, dan kan die de werkgever aansprakelijk stellen. Met budget voor een goede werkplek houd je je mensen tevreden en voorkom je verzuim.

Sommige werkgevers hebben zo’n thuiswerkvergoeding al jaren geleden ingevoerd. Zij bieden bijvoorbeeld een vast budget per vijf jaar via de werkkostenregeling (WKR), een pot waaruit onbelaste vergoedingen voor werknemers kunnen worden gehaald. In deze tijd zullen meer medewerkers oren hebben naar zo’n regeling. Het kan weleens zijn dat de WKR daarvoor te weinig vrije ruimte biedt. Dan is het extra belangrijk om de regeling zo in te richten dat de fiscus de verstrekte kantoormeubelen niet als loon beschouwt. Zo bestaat er een gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen, waardoor de vergoedingen niet ten koste hoeven te gaan van de vrije ruimte.

Na corona

Verstandig is in elk geval om de reiskostenvergoeding, de thuiswerkvergoeding en eventuele andere vergoedingen in samenhang te bekijken, zoals onze klant VvAA dat ook doet. Besparen op de reiskosten levert budget op voor de thuiswerkregeling, zo’n verschuiving kan kostenneutraal plaatsvinden. De VvAA maakt ook een koppeling met andere doelstellingen, onder meer op het vlak van duurzaamheid en vitaliteit. In coronatijd loopt niet iedereen warm voor reizen met het openbaar vervoer, maar op den duur wil de vereniging dit bij werknemers stimuleren met incentives. Dat zou bijvoorbeeld kunnen door de kosten voor eigen vervoer nog maar deels te betalen of door treinreizen in de eerste klas standaard te vergoeden.

Onze klanten kijken verder dan corona, merken wij in de praktijk. Werkgevers die in het voorjaar soms nog huiverig waren voor thuiswerken, zijn positief verrast over de vaak hogere productiviteit. Werknemers zijn vooral blij met de flexibiliteit die (meer) thuiswerken biedt.

Gaan we structureel naar een ander model, dan is dit hét moment om schoon schip te maken in het vergoedingenbeleid. En laten we daarbij alle vergoedingen meenemen, ook bijvoorbeeld de vaste onkostenvergoeding. Die zal in de toekomst een ander, ongetwijfeld variabeler patroon krijgen.

Slim is het om de medewerkers erbij te betrekken, of dat nu in een werkgroep gebeurt of met enquête onder het hele personeel. Wat voor het ene bedrijf werkt, hoeft niet te werken voor het andere bedrijf. Er is geen one size fits all. Wil je weten wat gaat werken voor jouw organisatie, dan kunnen medewerkers daar waardevolle input voor geven.