Harmoniseren arbeidsvoorwaarden, een juridisch struikelblok

Het wijzigen of harmoniseren van arbeidsvoorwaarden gaat niet zonder slag of stoot. Als het al mogelijk is, zitten er buitengewoon veel juridische haken en ogen aan. Tijd voor meer duidelijkheid. Daarom organiseerde Hamstra & Partners op 8 november samen met CMS de inspiratiesessie ‘Wijzigen van arbeidsvoorwaarden’. Wat zijn de valkuilen? ‘Kijk eerst of je er met wederzijds goedvinden uitkomt.’

Door Emilie van Steen

Hamstra & Partners helpt kleine en grote organisaties bij het wijzigen en harmoniseren van arbeidsvoorwaarden. In dialoogsessies met de klant stellen ze samen vast waar de arbeidsmarkt naartoe gaat, wat bij het bedrijf past en dagen ze elkaar uit om out of the box te denken. De consultants vergelijken verschillende regelingen, rekenen die door en brengen in kaart welke impact de uitkomst heeft voor de medewerkers. Kortom, Hamstra & Partners inspireert en denkt mee met hun klant over hoe ze samen een mooi en vernieuwend maar vooral duurzaam passend arbeidsvoorwaardenpakket kunnen samenstellen.

Maliebaan 83

Wijzigen van arbeidsvoorwaarden: juridisch toetsen!

Maar dan is de organisatie er nog niet. Naast een arbeidsvoorwaardenexpert zijn er professionals in het arbeidsrecht nodig die de regeling(en) kunnen toetsen aan het juridische kader. Arbeidsrechtadvocaten Barbara Veldmaat en Fleur van Assendelft de Coningh van CMS geven tijdens deze inspiratiesessie een presentatie en vallen meteen met de deur in huis: door het juridisch kader is het wijzigen of harmoniseren van arbeidsvoorwaarden heel erg moeilijk en niet zelden onmogelijk. Daarom willen ze dat de 25 aanwezige klanten en relaties van Hamstra & Partners weten wanneer er een belletje moet gaan rinkelen.

Harmoniseren arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld na overgang onderneming

‘We krijgen hierover wekelijks vragen van onze cliënten’, aldus Veldmaat. ‘Bijvoorbeeld vanwege wijzigen of harmoniseren na een fusie- of overnametraject, na aandelentransactie of bij vernieuwing of actualisatie van bestaand beleid door de overgang van ondernemingssituatie. Weet dan goed over welke arbeidsvoorwaarden het gaat. Primaire arbeidsvoorwaarden zijn moeilijk te wijzigen door de grote impact op de arbeidsrelatie. Het wijzigen van secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden is iets makkelijker.’

Vanuit juridisch oogpunt zijn er twee manieren om arbeidsvoorwaarden te wijzigen: wederzijds goedvinden en eenzijdig wijzigen.

Wederzijds goedvinden

‘Wederzijds goedvinden heeft de voorkeur’, zegt Van Assendelft de Coningh. ‘Het is altijd mogelijk om met medewerkers af te spreken loon of vakantiedagen aan te passen, maar let dan goed op dat je binnen de grenzen van de wet en de bepalingen van de CAO blijft. Die zijn leidend. Bovendien moet de werknemer er altijd actief mee instemmen. Niet reageren, betekent niet automatisch acceptatie. De werkgever moet een werknemer volledig informeren en zijn akkoord moet ondubbelzinnig zijn. Een loonsverhoging, mits in alle opzichten voordelig voor de werknemer, mag altijd eenzijdig worden doorgevoerd. Daar hoeft de werknemer niet mee akkoord te gaan.’

Werknemers sneller akkoord laten gaan met een wijziging? Voer een ‘tekenbonus’ in om de werknemers te activeren zich nadrukkelijk uit te spreken.

Eenzijdig wijzigen

Kun je toekomstige wijzigingen vooraf bedingen? ‘Ja, dat kan’, weet Van Assendelft de Coningh. ‘Er is een aantal rechtsgronden dat het mogelijk maakt eenzijdige wijzigingen door te voeren. Een daarvan is het schriftelijk wijzigingsbeding dat je hebt opgenomen in de arbeidsovereenkomst of in de regeling van de arbeidsvoorwaarden zoals de bonusregeling of de leaseregeling.’ Veldmaat: ‘Maar als er geen schriftelijk beding is, kun je ook op basis van goed werknemer-werkgeverschap proberen een arbeidsvoorwaarde te wijzigen. Daarnaast is er het artikel van de redelijkheid en billijkheid en de imprévision: onvoorziene omstandigheden die nopen tot het wijzigen van arbeidsvoorwaarden.’

Strenge toets van belangenafweging

Volgens Veldmaat worden goed werknemer-werkgeverschap, redelijkheid en billijkheid en een zwaarwichtig bedrijfsbelang onderworpen aan een strenge toets en wordt niet snel door de rechter aangenomen. ‘De rechter neemt zelfs bedrijfseconomische omstandigheden niet snel als reden aan’, zegt Veldmaat . ‘Denk aan V&D waar salarisverlaging niet op basis van redelijkheid en billijkheid mocht worden doorgevoerd. Een goede compensatieregeling zal een rechter sneller bewegen het eenzijdig wijzigen toe te staan.

Afspraak is afspraak

Volgens de advocaten is het belangrijk om het volgende te onthouden: op welke grondslag een organisatie haar arbeidsvoorwaarden ook wil wijzigen, het is altijd ontzettend moeilijk. Er is immers iets afgesproken met de werknemer en… afspraak is afspraak.

contract arbeidsvoorwaarden

Vergeet de OR niet

In collectieve regelingen die ook onderhevig zijn aan het instemmingsrecht van de OR zie je vaak een eenzijdig wijzigingsbeding staan. Zoals Veldmaat aangeeft: ‘Je moet naar de OR als er sprake is van een wijziging van arbeidsvoorwaardenregeling zoals neergelegd in de WOR , dan kan je dus nog steeds niet eenzijdig wijzigen. Niet ten aanzien van primaire arbeidsvoorwaarden zoals de hoogte van het loon en het aantal vakantiedagen, maar wel ten aanzien van de vakantie-urenregeling, het beloningssysteem, de regeling op het gebied van behandeling van klachten en de regeling op grond van een pensioenovereenkomst.’

Pensioenwijzigingen hebben een eigen kader. Die worden doorgevoerd op basis van de Pensioenwet. Volgens de arbeidsrechtadvocaten is de jurisprudentie erover erg grillig.

Een arbeidsvoorwaardenhandboek? Is dat (nog) nodig?

‘Het is handig’, aldus Van Assendelft de Coningh. ‘Op die manier hoef je niet alles in de arbeidsvoorwaardenovereenkomst vast te leggen. Alles is collectief geregeld en bepaalde zaken zijn met de OR afgestemd. Dat geeft meer kracht. Ook als je de voorwaarden wijzigt, heeft het meer kracht als je het met de OR hebt afgestemd.’

Veldmaat besluit: ‘Je wilt toch uniforme arbeidsvoorwaarden in je organisatie? In een handboek ligt het juridisch vast en klopt het. Maar het is geen verplichting. Feit is: ook al heb je een handboek, wie arbeidsvoorwaarden wil wijzigen of harmoniseren krijgt met het juridisch spectrum te maken.’

Checklist: harmoniseren arbeidsvoorwaarden

Veldmaat en Van Assendelft de Coningh presenteren onderstaande checklist bij het wijzigen van arbeidsvoorwaarden. Hoe ga je te werk:

  • Bepaal eerst of er sprake is van een arbeidsvoorwaarde of dat je te maken hebt met een instructiebevoegdheid.
  • Is het een primaire, secundaire of tertiaire arbeidsvoorwaarde?
  • Welke redenen/grondslag zijn er voor wijziging of harmonisatie van de arbeidsvoorwaarde? Is er een CAO van toepassing? Ga indien na of je nog de juiste CAO hanteert.
  • Is er instemming vereist van de ondernemingsraad?

Dan het juridisch kader:

  • Is er sprake van een collectieve wijziging van een regeling?
  • Is er een eenzijdig wijzigingsbeding opgenomen in de regeling of in de arbeidsovereenkomst? Die moet dan wel verwijzen naar de regeling.
  • Zo ja, gewijzigde omstandigheden niet vereist.
  • Zo nee, gewijzigde omstandigheden wel vereist.
  • Eventueel opstellen van een overgangsregeling/afbouwregeling/compensatieregeling.

Vervolgens wordt de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden volgens een stappenplan aangepakt.